Privacyverklaring

Keyloop Holdings (UK) Limited en al haar dochterondernemingen en gelieerde ondernemingen (“wij”, “ons”, “onze”) respecteren uw privacy en beschermen de privacy en veiligheid van de persoonlijke gegevens die worden verzameld of gegenereerd in verband met uw relatie met ons (“Persoonsgegevens”). Lees de volgende verklaring zorgvuldig door om onze praktijken met betrekking tot uw Persoonsgegevens te begrijpen en te begrijpen hoe wij uw gegevens verzamelen, verwerken, delen en beschermen. We delen ook details over de keuzes en rechten die je hebt met betrekking tot je Persoonsgegevens.

Is Keyloop een gegevensbeheerder of gegevensverwerker?

Wanneer je onze websites gebruikt, informatie inwint over onze diensten, bij ons solliciteert of bij ons komt werken, zijn wij een Gegevensverantwoordelijke, wat betekent dat wij verantwoordelijk zijn voor de beslissing hoe we jouw Persoonsgegevens mogen verzamelen en gebruiken en dat deze Privacykennisgeving op jou van toepassing is.

We treden ook op als gegevensverwerkers van de persoonlijke gegevens die onze klanten aan ons verstrekken of die ze van onze diensten gebruiken om te verzamelen, op te slaan of te verwerken (meestal dealers en autofabrikanten). Wanneer wij alleen gegevensverwerkers zijn, is het de wettelijke verantwoordelijkheid van onze klanten om de betrokkenen te voorzien van hun eigen privacyverklaring en is deze Privacyverklaring niet op u van toepassing. Als u dan vragen hebt over hun gebruik of verwerking van persoonlijke gegevens, moet u rechtstreeks contact met hen opnemen.

Welke Persoonsgegevens verzamelen, verwerken, bewaren en gebruiken we?

Wij kunnen uw Persoonsgegevens op verschillende manieren verzamelen, verwerken, opslaan en gebruiken, afhankelijk van de diensten die onze interacties regelen. Wij verzamelen en gebruiken uw Persoonsgegevens alleen als deze relevant zijn voor de diensten of producten die wij aan u leveren.

Speciale categorieën van Persoonsgegevens omvatten gegevens over ras of etniciteit, religieuze of filosofische overtuigingen, seksleven, seksuele geaardheid, politieke opvattingen, lidmaatschap van een vakbond, informatie over gezondheid en genetische en biometrische gegevens. Wij verwerken Bijzondere categorieën van Persoonsgegevens alleen indien relevant en indien noodzakelijk en indien toegestaan door de wet, in het bijzonder in de volgende omstandigheden (i) met uw schriftelijke toestemming; (ii) wanneer we onze wettelijke verplichtingen moeten nakomen; (iii) wanneer dit nodig is in het algemeen belang, of als u een kwetsbare klant bent, of voor toezicht op gelijke kansen en in overeenstemming met deze Privacykennisgeving.

De soorten Persoonsgegevens die wij verwerken kunnen zijn:

We kunnen ook geaggregeerde gegevens, zoals statistische of demografische gegevens, verzamelen, gebruiken en delen voor welk doel dan ook. Geaggregeerde gegevens kunnen worden afgeleid van uw Persoonsgegevens, maar worden wettelijk niet als persoonsgegevens beschouwd omdat deze gegevens uw identiteit niet direct of indirect onthullen. We kunnen bijvoorbeeld uw gebruiksgegevens aggregeren om het percentage gebruikers te berekenen dat toegang heeft tot een specifieke websitefunctie. Als we echter geaggregeerde gegevens combineren of verbinden met uw Persoonsgegevens zodat u direct of indirect geïdentificeerd kunt worden, behandelen we de gecombineerde gegevens als Persoonsgegevens die gebruikt zullen worden in overeenstemming met deze Privacykennisgeving.

Als u solliciteert om voor ons te werken, kunnen er derden betrokken zijn bij de sollicitatieprocedure, zoals wervingsbureaus of websites voor het werven van vacatures. Zij hebben hun eigen privacyverklaringen en we raden je aan om hun websites te bezoeken om te controleren hoe zij je persoonlijke gegevens gebruiken. Wanneer een kandidaat solliciteert voor een functie bij Keyloop en succesvol is, hebben we een specifieke Privacyverklaring voor werknemers, die we u zullen verstrekken wanneer u bij ons in dienst treedt.

Het is belangrijk dat de Persoonsgegevens die wij bewaren up-to-date en accuraat zijn. Als wij uw Persoonsgegevens hebben verzameld, laat het ons dan zo snel mogelijk weten als er wijzigingen zijn of als u fouten ontdekt in de Persoonsgegevens die wij bewaren.

Waarom verzamelt en verwerkt u mijn Persoonsgegevens?

Wij zullen uw Persoonsgegevens alleen gebruiken wanneer de wet ons dat toestaat. Over het algemeen gebruiken we uw Persoonsgegevens in de volgende omstandigheden:

• Om informatie te verstrekken (zoals aangevraagde brochures), ondersteuning te bieden en algemene vragen te verwerken die u via onze website stelt.
• Als we moeten voldoen aan een wettelijke verplichting.
• Wanneer dit noodzakelijk is voor onze legitieme belangen (of die van een derde partij) en uw belangen en fundamentele rechten niet zwaarder wegen dan deze belangen.
• Als we dit moeten doen om een contract uit te voeren dat we op het punt staan aan te gaan of zijn aangegaan. Dit kan ook inhouden dat we een contract uitvoeren met een van onze zakelijke klanten (wat uw werkgever kan zijn), bijvoorbeeld wanneer we uw werkgever onze trainingsproducten leveren ten behoeve van u en andere eindgebruikers.

Wanneer we persoonsgegevens moeten verzamelen volgens de wet of volgens de voorwaarden van een contract dat we met u (of uw werkgever) hebben, en u verzuimt die gegevens te verstrekken wanneer daarom wordt gevraagd, kunnen we het contract dat we met u of uw werkgever hebben of proberen te sluiten (bijvoorbeeld om u goederen of diensten te leveren) mogelijk niet uitvoeren. In dit geval kan het zijn dat we een product of dienst dat je bij ons hebt moeten annuleren, maar we zullen je op dat moment informeren als dit het geval is.

In het algemeen baseren we ons niet op toestemming als rechtsgrondslag voor het verwerken van uw Persoonsgegevens, hoewel we uw toestemming zullen vragen voordat we direct marketingcommunicatie van derden naar u sturen via e-mail of sms. U hebt het recht om uw toestemming voor marketing op elk gewenst moment in te trekken door contact met ons op te nemen via dpo@keyloop.com of door gebruik te maken van de uitschrijflinks in de berichten. Als u zich niet hebt afgemeld voor het ontvangen van marketing van ons, ontvangt u marketingcommunicatie van ons als u informatie bij ons hebt aangevraagd of onze producten of diensten hebt gekocht.

Specifieke doeleinden van verwerking

Wij verwerken uw Persoonsgegevens voor de volgende doeleinden:

We zullen uw Persoonsgegevens alleen gebruiken voor de doeleinden waarvoor we ze hebben verzameld, tenzij we redelijkerwijs van mening zijn dat we ze voor een andere reden moeten gebruiken en die reden verenigbaar is met het oorspronkelijke doel. Als we uw Persoonsgegevens moeten gebruiken voor een ongerelateerd doel, zullen we u hiervan op de hoogte stellen en zullen we uitleggen op welke rechtsgrondslag we dit mogen doen.

Houd er rekening mee dat we uw Persoonsgegevens kunnen verwerken zonder uw medeweten of toestemming, in overeenstemming met de bovenstaande regels, wanneer dit wettelijk vereist of toegestaan is.

Koppelingen naar derden

Onze sites kunnen links bevatten naar andere sites, waaronder die van onze zakenpartners en zakelijke klanten. Hoewel we ernaar streven alleen links te plaatsen naar sites die onze hoge normen en respect voor privacy delen, zijn we niet verantwoordelijk voor de privacypraktijken van andere sites en wordt u geadviseerd de eigen privacyverklaring van elke site te raadplegen.

Openbaarmaking aan derden

Wij kunnen uw Persoonsgegevens delen met de hieronder vermelde categorieën van partijen voor het gebruik, de doeleinden en situaties zoals beschreven in deze Privacykennisgeving, wanneer wij hiertoe wettelijk verplicht zijn, om een contract met u (of uw werkgever, indien van toepassing) aan te gaan, te beheren en te administreren of voor andere doeleinden waarvan wij u op de hoogte stellen in deze Privacykennisgeving.

Met wie we uw Persoonsgegevens kunnen delen:

• Onze dochterondernemingen binnen de Keyloop-groep en onze aandeelhouders
• Andere gegevensverwerkers die ons diensten verlenen zodat wij onze diensten aan u kunnen leveren, maar alleen wanneer zij de gegevens alleen gebruiken voor doeleinden die in overeenstemming zijn met deze Privacyverklaring en volgens onze instructies. Dit kunnen onze toeleveringsketen, onze verzekeraars, onze professionele adviseurs of onze IT-leveranciers zijn.
• De gegevensbeheerders die onze diensten afnemen en met wie we een contract hebben (inclusief zakelijke klanten die uw werkgever kunnen zijn).
• Elke organisatie waarmee we volgens de wet Persoonsgegevens moeten delen, zoals organisaties die nodig zijn om te helpen in geval van nood, wettelijke autoriteiten, zoals wetshandhavers, belastingdiensten en eventueel vereiste bureaus voor kredietreferenties of fraudepreventie.
• Overnemende organisaties als we betrokken zijn bij een verkoop of een overdracht van een deel van of al haar activiteiten (Persoonsgegevens worden waar mogelijk geanonimiseerd voorafgaand aan de verkoop).

Onze externe dienstverleners en andere entiteiten in de groep zijn verplicht om passende beveiligingsmaatregelen te nemen om uw Persoonsgegevens te beschermen in overeenstemming met ons beleid. Wij staan onze externe dienstverleners niet toe om uw Persoonsgegevens voor hun eigen doeleinden te gebruiken, tenzij zij ook diensten aan u verlenen als verantwoordelijken voor de verwerking van gegevens en dan zijn zij rechtstreeks verantwoordelijk tegenover u voor uw zaken met hen. Wij staan hen alleen toe om uw Persoonsgegevens te verwerken voor specifieke doeleinden en in overeenstemming met onze instructies.

Internationale doorgifte van persoonlijke gegevens

Vanwege de wereldwijde aard van ons bedrijf kunnen uw Persoonsgegevens over internationale grenzen worden overgedragen. Als u woonachtig bent in een land dat aanvullende bepalingen vereist bij het internationaal overdragen van uw Persoonsgegevens, zorgen we ervoor dat we dit alleen doen in overeenstemming met de toepasselijke wetgeving (zoals de GDPR van de EU en de GDPR van het VK). Waar mogelijk dragen we Persoonsgegevens over aan landen die door de regering van het Verenigd Koninkrijk of besluiten van de Europese Commissie worden geacht een adequate bescherming voor persoonsgegevens te bieden.

Als het land dat betrokken is bij de overdracht niet voorkomt op een lijst van landen die geacht worden adequate beschermingsmaatregelen te hebben getroffen, zullen we een alternatieve passende methode gebruiken om uw Persoonsgegevens te beschermen, zoals de Standaard Contractuele Clausules van de EU (“SCC’s”) of de Internationale Overeenkomsten inzake Gegevensoverdracht van het Verenigd Koninkrijk (“IDTA”).

Hoe beschermen wij uw Persoonlijke Gegevens?

We hebben technische en organisatorische beveiligingsmaatregelen geïmplementeerd om uw Persoonsgegevens te beschermen tegen onwettige of ongeautoriseerde toegang, gebruik of wijziging, naast bescherming tegen onopzettelijk verlies of beschadiging.

Als wij informatie delen met derden, zullen zij uw Persoonsgegevens alleen in onze opdracht verwerken en als zij ermee hebben ingestemd de informatie vertrouwelijk te behandelen en veilig te bewaren.

Daarnaast beperken we de toegang tot uw Persoonsgegevens tot werknemers, filialen, agenten, aannemers en andere derden die deze gegevens nodig hebben voor hun werk. Zij verwerken uw Persoonsgegevens alleen in onze opdracht en zijn onderworpen aan een geheimhoudingsplicht.

We hebben procedures ingesteld om vermoedelijke overtredingen van gegevensbescherming of informatiebeveiliging aan te pakken en zullen u en de betreffende toezichthouder, indien van toepassing, hiervan op de hoogte stellen.

Hoe lang bewaart u mijn persoonlijke gegevens?

We bewaren je Persoonsgegevens alleen zolang als nodig is om de doeleinden te vervullen waarvoor we ze hebben verzameld en met inachtneming van ons bewaarbeleid.

Om de juiste bewaarperiode voor Persoonsgegevens te bepalen, overwegen we:

• het volume, de aard en de gevoeligheid van de Persoonsgegevens;
• het potentiële risico op schade door ongeoorloofd gebruik of ongeoorloofde openbaarmaking;
• de doeleinden waarvoor we uw persoonsgegevens verwerken en of we deze doeleinden op een andere manier kunnen bereiken, en de toepasselijke wettelijke vereisten;
• de tijdsperioden waarbinnen wij het recht hebben om eventuele voorwaarden af te dwingen en de tijdsperioden waarbinnen u het recht hebt om eventuele claims tegen ons af te dwingen.

We bewaren Persoonsgegevens ook om te voldoen aan wettelijke, regelgevende, boekhoudkundige of rapportagevereisten en -richtlijnen. Doorgaans is dit een periode van zes jaar nadat u geen contract of relatie meer met ons hebt.
Met betrekking tot Persoonsgegevens die wij verwerken in verband met de levering van een van onze trainingsproducten, kunnen wij, wanneer u langer dan 24 maanden niet op uw account bent ingelogd, uw account en de bijbehorende gegevens verwijderen. Als uw accountgegevens worden verwijderd, hebt u geen toegang meer tot uw trainingsgegevens of -geschiedenis en moet u deze training mogelijk opnieuw volgen als u geen geschikte gegevens hebt.
In sommige omstandigheden kunnen we uw Persoonsgegevens anonimiseren zodat ze niet langer met u in verband kunnen worden gebracht, in welk geval we dergelijke informatie zonder verdere kennisgeving aan u kunnen gebruiken.

Uw rechten

Onder bepaalde omstandigheden hebt u rechten op grond van de wetgeving inzake gegevensbescherming met betrekking tot uw Persoonsgegevens. De onderstaande samenvatting is gebaseerd op de rechten die zijn vastgelegd in de Algemene Verordening Gegevensbescherming, maar als er in uw rechtsgebied waar wij uw Persoonsgegevens verzamelen en verwerken andere wetten gelden, zullen wij die naleven met betrekking tot de rechten van individuen.

Om uw rechten uit te oefenen, waarbij Keyloop de gegevensbeheerder is, kunt u contact met ons opnemen via dpo@keyloop.com.

• Recht op toegang tot uw persoonlijke gegevens (algemeen bekend als een “verzoek om toegang voor de betrokkene”). Hierdoor kunt u een kopie ontvangen van de Persoonsgegevens die wij over u bewaren en kunt u controleren of wij deze rechtmatig verwerken.
• Recht op rectificatie van de Persoonsgegevens die wij over u bewaren. Hierdoor kunt u onvolledige of onnauwkeurige informatie die wij over u hebben laten corrigeren, hoewel wij mogelijk de nauwkeurigheid moeten verifiëren van nieuwe gegevens die u aan ons verstrekt.
• Recht om beperking van de verwerking van uw persoonlijke gegevens te vragen. Hierdoor kunt u ons vragen om de verwerking van Persoonsgegevens over u op te schorten, bijvoorbeeld als u wilt dat wij de juistheid ervan vaststellen, of de reden voor de verwerking ervan, of als u wilt dat wij de Persoonsgegevens bewaren om juridische claims uit te oefenen, vast te stellen of te verdedigen, of als wij onze dwingende legitieme redenen voor het gebruik ervan moeten verifiëren.
• Recht op het wissen van uw persoonlijke gegevens. Hierdoor kunt u ons vragen Persoonsgegevens te wissen of te verwijderen als er geen goede reden is om deze te blijven verwerken. U hebt ook het recht om ons te vragen uw Persoonsgegevens te wissen of te verwijderen wanneer u gebruik hebt gemaakt van uw recht om bezwaar te maken tegen de verwerking (zie hieronder).
• Recht om bezwaar te maken tegen de verwerking van uw Persoonsgegevens wanneer wij ons beroepen op een gerechtvaardigd belang (of dat van een derde partij) en er iets met uw specifieke situatie is waardoor u bezwaar wilt maken tegen de verwerking op deze grond. U hebt ook het recht om bezwaar te maken wanneer wij uw Persoonsgegevens verwerken voor direct marketingdoeleinden.
• Recht op gegevensoverdraagbaarheid (overdracht) van uw persoonlijke gegevens aan u of aan een derde partij. Wij zullen u, of een door u gekozen derde partij, uw Persoonsgegevens verstrekken in een gestructureerd, algemeen gebruikt, machineleesbaar formaat. Merk op dat dit recht alleen van toepassing is op geautomatiseerde informatie waarvoor u ons in eerste instantie toestemming hebt gegeven om deze te gebruiken of wanneer we de informatie hebben gebruikt om een contract met u uit te voeren.
• Recht om toestemming in te trekken: In de beperkte omstandigheden waarin u toestemming hebt gegeven voor het verzamelen, verwerken en overdragen van uw Persoonsgegevens voor een specifiek doel, hebt u het recht om uw toestemming voor die specifieke verwerking op elk moment in te trekken. Als u uw toestemming wilt intrekken, kunt u contact opnemen met dpo@keyloop.com. Zodra we bericht hebben ontvangen dat u uw toestemming hebt ingetrokken, zullen we uw gegevens niet langer verwerken voor het doel of de doelen waarmee u oorspronkelijk hebt ingestemd, tenzij we een andere legitieme rechtsgrond hebben om dit te doen.

Je hoeft meestal geen kosten te betalen om toegang te krijgen tot je Persoonsgegevens (of om een van de andere rechten uit te oefenen). We kunnen echter een redelijke vergoeding vragen als uw verzoek om toegang ongegrond of buitensporig is.

In dergelijke omstandigheden kunnen we ook weigeren om aan het verzoek te voldoen.

Het kan zijn dat we u om specifieke informatie moeten vragen om ons te helpen uw identiteit te bevestigen en uw recht op toegang tot de informatie te waarborgen (of om een van uw andere rechten uit te oefenen). Dit is een andere passende beveiligingsmaatregel om ervoor te zorgen dat Persoonsgegevens niet worden vrijgegeven aan personen die geen recht hebben om deze te ontvangen.

Als er wettelijke termijnen zijn waarbinnen we moeten reageren op legitieme verzoeken, zullen we ons redelijkerwijs inspannen om hieraan te voldoen. Soms, als een verzoek complexer is, of als we meer informatie van u nodig hebben, of als u een aantal verzoeken hebt ingediend, kan het nodig zijn dat we u op de hoogte stellen van een verlenging van de termijn.

Klachten

Wij verbinden ons ertoe klachten over onze behandeling van uw Persoonsgegevens tijdig op te lossen. Als u een klacht wilt indienen, kunt u (waar mogelijk) per e-mail contact opnemen met onze functionaris voor gegevensbescherming: dpo@keyloop.com. Als u liever schrijft, kunt u contact opnemen met onze functionaris voor gegevensbescherming op ons hoofdkantoor: The Brickworks, 35-43 Greyfriars Road, Reading, RG1 1NP, UK.

Als uw klacht niet naar tevredenheid wordt afgehandeld door Keyloop, kunt u een klacht indienen bij de relevante gegevensbeschermingsautoriteit in uw land. Als u zich in de EU of het VK bevindt, vindt u de contactgegevens van de gegevensbeschermingsautoriteiten op http://ec.europa.eu/justice/data-protection/article-29/structure/data-protection-authorities/index_en.htm.

Wijzigingen in deze privacyverklaring

Wij behouden ons het recht voor om deze Privacykennisgeving te allen tijde bij te werken, om weer te geven hoe wij uw Persoonsgegevens verwerken en verzorgen of om ervoor te zorgen dat eventuele wijzigingen in de toepasselijke wetgeving worden aangepakt. Bijgewerkte versies van de Privacykennisgeving worden gepubliceerd op onze website. Wij kunnen u van tijd tot tijd ook op andere manieren informeren over de verwerking van uw Persoonsgegevens, zoals per e-mail.

Contact met ons opnemen

Als je vragen hebt over deze privacyverklaring, kun je contact opnemen met onze functionaris voor gegevensbescherming door een e-mail te sturen naar dpo@keyloop.com.